Palvelut
Isännöinnin päätavoite on säilyttää tai parantaa kiinteistön arvoa ja toteuttaa taloyhtiön strategia. Isännöintipalvelut jakautuvat seuraaviin palveluihin: Asunto-osakeyhtiölain mukaiset isännöintipalvelut ja muut palvelut. Jaottelulla on tarkoitus selventää, mitä on isännöintipalvelua ja mitä muuta asiantuntijapalvelua.
1) Asunto-osakeyhtiölain mukaisiin isännöintipalveluihin kuuluvat seuraavat palvelut:
- Huolehtiminen kiinteistön ja rakennusten normaalista ylläpidon järjestämisestä hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti
- Yhtiön päivittäisen hallinnon hoitaminen hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti
- Yhtiön kirjanpidosta vastaaminen siten, että se on lain mukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty
2) Muilla asiantuntijapalveluilla tarkoitetaan:
- Yhtiön korjaustöiden suunnittelu ja töiden toteuttamisesta huolehtiminen, kun ei kyse normaalin ylläpidon järjestämisestä (esimerkiksi laajojen korjaustöiden, kuten putkiremontin, julkisivuremontin, kosteiden tilojen uusiminen). Töistä huolehtiminen pitää sisällään mm. töiden suunnittelu, hankelaskelmien laadinta, urakan kilpailutus, sopimusten laadinta, kokousten valmistelut ja osallistuminen kokouksiin.
- Osakkeenomistajien kunnossapito- ja muutostöiden valvonta (tässä kyse teknisen asiantuntijan palveluiden käyttö ja eriytettynä valvontatyöt)
- Hallituksen viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksen laatiminen
- Osakepääoman korotuksiin ja mahdollisesti alentamiseen liittyvät työt
- Yhtiön erikoistilanteiden hallinta, esim. sulautumiset, jakautumiset, optio-oikeuksien antaminen
- Yhtiöjärjestyksen muutosten tekeminen
- Kiinteistön vika- ja vahinkotapahtumien tehtävät
- Projetista tehdään erillinen sopimus
Hallinnolliset palvelut
Isännöinti huolehtii yhdessä taloyhtiön päättävien elimien kanssa tarvittavien päätösten tekemisestä sekä asianmukaisesti tehtyjen päätösten toteuttamisesta lakien, yhtiöjärjestyksen, muiden säännösten, alalla hyväksyttyjen käytäntöjen ja voimassa olevien sopimusten edellyttämällä tavalla.
- hallituksen kokousten valmistelu, kutsu, pöytäkirjat ja päätösten täytäntöönpano
- yhtiökokouksen valmistelu, kutsu, pöytäkirja ja päätösten täytäntöönpano
- laskujen hyväksyntä ja tarvittaessa reklamointi
- lukitusturvallisuus ja avainhallinta
- pelastussuunnitelman päivittäminen
- sopimusten laatiminen perustoimintaan liittyen
- huoltosopimusten, pankkien ja vakuutusyhtiöiden kilpailuttaminen määrävälein
- isännöitsijätodistukset
- tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten tekeminen
- kaupparekisteri-ilmoitusten tekeminen
- vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista huolehtiminen
- henkilötietolain mukaisten rekisteriselosteiden laatiminen
- viestintä liittyen perustoimintaan
- osakasluettelon ylläpito hallituksen ohjeen mukaan
- asiakirjojen asianmukainen arkistointi ja hävittäminen
Taloushallinnolliset palvelut
Isännöitsijä huolehtii, että kirjanpito täyttää kirjanpitolain ja -asetuksen vaatimukset ja että yhtiön varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.
- kirjanpito ja tilinpäätösehdotuksen laatiminen
- yhtiön saatavien vastikkeiden/vuokrien asianmukainen periminen
- laskujen hyväksyminen ja maksaminen sekä yhtiön maksuliikenteen järjestäminen
- mahdollisen taloyhtiön työnantajatehtävien huolehtiminen
- lainojen hoito ja lainaosuuslaskelmat
- veroilmoitukset
- korjausavustusten tuloutuksen valvonta
- talousarvion laatiminen ja seuranta
- arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen arvonlisävelvolliselle osakkaille tai vuokralasille
- vesimittarin luenta
- tilintarkastuksen ja/tai toiminnantarkastuksen järjestäminen
- ilmoitukset virnaomaisille
- verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen
Teknisen ja toiminnallisen kunnon ylläpitämiseen liittyvät palvelut
Isännöinti huolehtii kiinteistön ja rakennusten normaalista ylläpidon järjestämisestä hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti
- Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa
- kiinteistönhoidon järjestäminen
- erikoislaitehuollon järjestäminen
- huoneistokohtaisten alamittareiden luennan järjestäminen
- yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen
- osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkistoiminen
- korjaustöiden suunnitelmien tai kuntoarvioiden tilaaminen
- tarjousten pyytäminen hallitukselle päätettäväksi
- korjaus-avustusten hakeminen jos on tarjolla
- käsitellä työntekijälistat
2) Muilla asiantuntijapalveluilla tarkoitetaan esim:
Projektinjohto
- Suunnittelun/valvonnan järjestäminen
- Urakan kilpailuttaminen
- Sopimushallinta
- Viestintä
Projekteista tehdään erillinen sopimus.
Projektinjohtaja selkeyttää monimuotoisia korjausrakentamisen hankkeita tarjoamalla vain yhden kontaktipisteen taloyhtiön hallituksen suuntaan.
Suunnittelun/valvonnan järjestäminen
Projektinjohtaja kartoittaa ja tarvittaessa kilpailuttaa suunnittelijat ja valvojat hankkeeseen. Projektinjohtaja osallistuu suunnittelukokouksiin ja hallinnoi mahdollisia osakkaiden muutostoiveita hankkeessa.
Urakan kilpailuttaminen
Projektinjohtaja organisoi urakan kilpailuttamisen yhtiökokouksessa hyväksyttyjen suunnitelmien ja urakkaohjelman perusteella. Projektinjohtaja järjestää urakoitsijoiden kuulemiset hallitukselle ja tarvittaessa osakkaille.
Sopimushallinta
Projektinjohtaja varmistaa, että eri osa-alueista on tarvittaessa omat sopimukset ja muutokset sopimuksiin päivittyvät urakan edetessä tehtyjen päätösten mukaisesti.
Viestintä
Projektinjohtaja toimii yhteydenpitäjänä urakoitsijan ja tilaajan välillä. Projektinjohtaja osallistuu erilaisiin katselmuksiin ja tarkastuksiin, välittäen ajantasaisen ja oikean tiedon tilaajalle sekä tarvittaessa osakkaille asti. Urakoitsija tiedotta urakan aikana käytännön asioissa suoraan osakkaille/asukkaille.
Hallinto
Isännöitsijä hoitaa hallinnolliset tehtävät, osallistuu kokouksiin tarvittaessa ja hoitaa talousasiat.
