Tjänster

 

Disponentskapet huvudsakliga uppgift är att bevara eller förbättra fastighetens värde och att förverkliga husbolagets strategi.
Disponenttjänsterna är här uppdelade i enlighet med bostadsaktiebolagslagen och andra tjänster. Uppdelningen syftar till att förtydliga vad som är disponenttjänster och vad som är andra experttjänster.

1) Följande tjänster ingår i disponenttjänsterna enligt lagen för bostadsaktiebolag:

  • Sköta bolagets dagliga förvaltning i enlighet med styrelsens anvisningar och föreskrifter
  • Svara för att bolagets bokföring är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett betryggande sätt
  • Ansvara för förvaltningen av fastigheten och byggnaderna (sörja för ordnande av normalt underhåll) i enlighet med styrelsens anvisningar och föreskrifter

2) Med övriga experttjänster avses nedanstående:

  • Planera och låta genomföra reparationsarbeten i bolaget, när det inte rör sig om att tillse normalt underhåll (till exempel omfattande reparationer, såsom renovering av rör, fasad eller våtutrymmen). Att sköta arbetet omfattar bland annat att planera arbetet, upprätta projektkalkyler, konkurrensutsätta entreprenader, teckna avtal, förbereda och delta i möten.
  • Övervaka aktieägarnas underhålls- och ändringsarbeten (här avses utnyttjande av tekniska experttjänster separerat från övervakning)
  • Utarbeta styrelsens långsiktskartläggning för underhållsbehov med hjälp av sakkunniga
  • Arbeten förknippade med ökning och eventuellt sänkning av aktiekapital
  • Hantera speciella situationer i bolaget, såsom fusionering, delning eller emittering av optionsrätter
  • Göra ändringar i bolagsordningen
  • Övriga tjänster som kräver experttjänster
  • Skilt avtal görs upp för varje projekt.

Nedan närmare beskrivning av normala disponenttjänster enligt lagen för bostadsaktiebolag

Administration

Disponenten stöder styrelsen och bolagsstämman att göra beslut samt att förverkliga besluten på ett sätt som beaktar lag, bolagsordning, förordningar och god fastighetsförvaltningssed samt god byggandssed.

  • förbereda styrelsemöten, kallelse, protokoll och förverkliga beslut
  • förberedande av bolagsstämma, kallelse, protokoll och förverkliga beslut
  • godkännande av räkningar och eventuell reklamation
  • skötsel av låssäkerhet och nyckeladministration
  • uppdatering av räddningsplan
  • uppdatering av aktieägarförteckningen
  • uppgörande av avtal i anknytning till normal verksamhet
  • konkurrensutsättning av serviceavtal, banker och försäkringsbolag
  • disponentintyg
  • anmälningar till statistikcentralen
  • anmälningar till handels- och registercentralen
  • kontakten till försäkringsbolaget, anmälningar
  • uppgörande av registerbeskrivning enligt personuppgiftslagen
  • Uppgörande av meddelanden som hör till normal verksamhet.
  • förvaring och arkivering av sak handlingar och värdepapper
  • upprätthållande av aktieförteckningen och aktiebok på uppdrag av styrelsen

Ekonomi

Disponenten ser till att bokföringen fyller de krav som bokföringslagen och – förordningen ställer och att förvaltningen av bolagets förmögenhet sköts på ett pålitligt sätt.

  • bokföring och uppgörande av förslag till bokslut
  • indrivning av vederlag/hyror
  • godkännande och betalning av bolagets räkningar och skötsel av bankärenden
  • sköta om bolagets eventuella arbetsgivarskyldighet
  • skötsel av lån samt uträkning av låneandelar
  • skatteanmälan
  • övervakning av eventuella reparationsunderstöd
  • uppgörande av budget och uppföljning
  • uträkning av moms för el för aktionärer och hyresgäster som är momsskyldiga
  • Avläsning av vatten- och elmätare
  • arrangera verksamhetsgranskning/revision
  • anmälningar till myndigheter
  • granskning av skatter och sköta om ändringsanmälningar

Underhåll av fastighetens tekniska funktioner

Disponentskapet sköter om att fastigheten hålls i ändamålsenligt skick och att fastighetens kondition och värde bevaras och/eller förbättras på det sätt som är avtalat i disponentavtalet

  • bestämmande av den kvalitativa målsättningen för fastighetens underhåll i samarbete med styrelsen
  • ordna och följa upp fastighetsskötseln
  • arrangera underhåll av specialmaskiner
  • arrangera avläsning av lägenhetsvisa mätare
  • sköta mindre, plötsliga skador i lägenheter som hör till bolagets ansvarsområde
  • emotta, behandla och arkivera aktionärens anmälningar på underhåll- och ändringsarbeten
  • beställning av planering av reparationsarbeten eller beställning av konditionsgranskningar
  • ansökan om reparationsunderstöd om sådant föreligger
  • behandla arbetstagarlistor vid reparationer

 

2) Med övriga experttjänster avses nedanstående t.ex:

Projektledning

  • Planering/ övervakning
  • Konkurrensutsättning
  • Behandling av avtal
  • Information
  • Administration

Skilt avtal uppgörs för enskilda projekt.
Större saneringsprojekt blir effektivare med en projektledare som håller kontakten med styrelsen.

Till större renoveringar hör ex: VVS: bruksvatten- och avloppssaneringar, tak-, fasad- , gård- , fönster- renoveringar, omfattande förbättringar, nybyggnader mm. Fiberanslutning, kabeldragningar.

Planering/övervakning
Projektledaren kartlägger och vid behov konkurrensutsätter planerare och övervakare. Projektledaren deltar i planeringsmöten och administrerar aktionärernas önskemål i projektet.

Konkurrensutsättning av entreprenaden
Projektledaren organiserar offertrundan för entreprenaden efter att bolagsstämman har godkänt planeringen och entreprenadsprogrammet. Projektledaren ordnar kontakten mellan styrelsen och vid behov aktionärer.

Behandling av avtal
Projektledaren sköter om att olika områdens kontrakt uppdateras efterhand som det görs nya beslut under processens gång.

Kommunikation
Projektledaren fungerar som kontaktperson mellan beställaren och entreprenören. Projektledaren deltar i olika granskningar och informerar beställaren och ev. aktionärer. Entreprenören håller direkt kontakt med aktionärer/boende under entreprenaden angående tidtabell och praktiska frågor.

Administration
Disponenten sköter de administrativa uppgifter, deltar vid behov i möten och sköter de ekonomiska ärendena.